Az előző lépésben a checklist segítségével ügyfelenként áttekintetted, mely ügyféladatok és dokumentumok állnak már rendelkezésedre, és mit kell még bekérned.
Ebben a cikkben azt fogjuk megmutatni, hogyan tudod a leghatékonyabban átvezetni az ügyfelektől beérkező adatokat az identiGO rendszerébe. Így fokozatosan rendezheted az ügyfélállományt és a checklist segítségével mindig pontosan tudni fogod, mi érkezett már be és mi van hátra.
Nézzük meg, mit hol találsz az ügyfeleid adatlapján.
Minden ügyfélnél 4 külön fülbe rendezve fogod látni az alábbiakat:
1. Ügyféladatok
Az Ügyféladatok fül bal felső részén az általad rögzített adatok láthatók. Itt ellenőrizheted és szükség esetén szerkesztheted többek között:
- az ügyfél nevét és adószámát;
- a szerződéskötés dátumát és státuszát (csak az aktív ügyfelek számítanak az ügyfélszámba);
- a cégcsoportot és a kapcsolódó szolgáltatókat;
- valamint az ügyfélhez tartozó megjegyzéseket.
Ez alatt találod az Optenből származó cégadatokat, például:
- a cégjegyzékszámot, székhelyet, főtevékenységet;
- az adószám státuszát és az esetleges eljárásokat.
Ezeket az adatokat az identiGO naponta frissíti, így az ügyfél legfontosabb nyilvános cégadatait mindig naprakészen láthatod.
A jobb felső részen található a kockázati besorolás. Itt:
- rögzíthetsz új felülvizsgálatot;
- felviheted a korábbi kockázati besorolásokat;
- megadhatod a besorolás indokát;
- és ügyfelenként beállíthatod, milyen gyakran legyen szükség kockázati felülvizsgálatra.
Alatta rögzítheted a tényleges tulajdonosi nyilvántartás lekérdezésének eredményét is.
A kockázati besorolásról és a TTNY-ellenőrzésről a következő emailben részletesebben is beszélünk.
2. Képviselők és tulajdonosok
A Képviselők és tulajdonosok fülön külön csoportokban láthatod:
- a képviselőket és meghatalmazottakat;
- a tulajdonosokat;
- valamint a tényleges tulajdonosokat.
A személy nevére kattintva megnyithatod és kiegészítheted az adatlapját a rendelkezésedre álló dokumentumok alapján.
A gyorsabb adatrögzítésben két funkció is segít:
- Személy adatainak másolása: ha egy már rögzített személy adatai egy másik szerepkörben vagy ügyfélnél is használhatók, nem kell mindent újra begépelned.
- Felülírás mindenhol: ha ugyanaz a személy több ügyfélnél is szerepel, az identiGO felajánlja, hogy a módosított adatokat minden kapcsolódó ügyfélnél egyszerre átvezeti.
Így ugyanazt az ügyféladatot elég egyszer kijavítanod vagy kiegészítened.
Ha nincs időd minden személyes adatot teljeskörűen rögzíteni, legalább az alábbi két adatot add meg:
- az állampolgárságot;
- az igazolvány lejárati dátumát.
Ezekre szükség van ahhoz, hogy az identiGO teljes funkcionalitással tudjon működni, és időben jelezhesse az problémás állampolgárságot, illetve az okmányok érvényességét.
3. Dokumentumok
A Dokumentumok fülön az ügyfélhez kapcsolódó valamennyi iratot egy helyen tárolhatod, például:
- a szolgáltatási szerződést;
- az ügyfél-átvilágítási adatlapot és a kiemelt közszereplői nyilatkozatot;
- a személyes okmányokat és lakcímkártyákat;
- a társasági szerződést és a cégkivonatot;
- valamint más, Pmt.-hez kapcsolódó dokumentumokat.
A feltöltött iratokat kategóriákba rendezheted, dátummal és megjegyzéssel láthatod el. Így az ügyfélhez tartozó dokumentáció egy helyen, könnyen visszakereshetően áll rendelkezésedre.
A dokumentumtároló használata nem kötelező. Ha máshol őrzöd az iratokat, az identiGO alapvető funkcióit akkor is használhatod.
4. Változástörténet
A Változástörténet fülön az identiGO automatikusan, négy csoportban naplózza az ügyfélhez kapcsolódó, identiGO-ban rögzített változásokat.
Ügyféladatok
Itt követheted többek között:
- a szerződésre vonatkozó adatok módosítását (pl. aktív → inaktív);
- az Optenből érkező, a cégre vonatkozó változásokat: főtevékenység, cégjegyzékszám, adószám, stb. változásai, illetve eljárások
A kapcsolódó személyek adataiban bekövetkezett változásokat külön fülön tartjuk nyilván, mivel ezek a fontosabb változások, amiket nagyobb figyelemmel kell követni.
Kockázati besorolás
Ezen a fülön láthatók:
- a korábbi és az aktuális kockázati besorolások és azok időpontja;
- a rendszeres felülvizsgálatok;
- valamint a besoroláshoz rögzített indoklások.
Listák
Itt naplózzuk a rendszeres listaszűrések időpontját és eredményét. Ez a hatóság által általában elvártnál részletesebb visszakövethetőséget biztosít. A listákon kézzel is lehet keresni.
Személyek
Külön fülön követheted a képviselők, tulajdonosok és tényleges tulajdonosok adatainak változását.
Itt adatérvényességi időszakot is megadhatsz. Rögzítheted például, hogy egy személy mettől meddig volt tényleges tulajdonos vagy képviselő. Ez különösen hasznos egy későbbi ellenőrzésnél, mert egyszerűen visszakövethetővé teszi, hogy egy adott időpontban kik töltötték be ezeket a szerepeket.
Összegzés erre a hétre
Haladj végig azokon az ügyfeleken, akiknél a checklist szerint már rendelkezésedre állnak dokumentumok, és:
- rögzítsd a belőlük kiolvasható ügyféladatokat;
- egészítsd ki a képviselők, tulajdonosok és tényleges tulajdonosok adatait;
- legalább az állampolgárságot és az okmányok lejárati dátumát add meg;
- ha szeretnéd, töltsd fel és rendszerezd a kapcsolódó dokumentumokat;
A következő részben részletesen végigvesszük a kockázati besorolást és a tényleges tulajdonosi nyilvántartás ellenőrzését.
