Egy cégalapítás, vagy ingatlanügylet során gyakran több, a Pmt. hatálya alá tartozó szolgáltató is kapcsolatba kerül ugyanazzal az ügyféllel. Ilyen lehet például cégalapításnál az ügyvéd, a könyvelő, vagy esetleg a székhelyszolgáltató, ingatlanközvetítő esetén pedig például az adásvételi szerződést készítő ügyvéd.
Ilyenkor jogosan merül fel a kérdés: ha az ügyvéd már átvilágította az ügyfelet, az többi szolgáltatónak mindent elölről kell kezdenie – annak ellenére, hogy ez a szolgáltatóknak plusz munkát, az ügyfélnek pedig plusz adminisztrációs terhet jelent?
A rövid válasz: a másik szolgáltató által elvégzett ügyfél-átvilágítás eredménye bizonyos feltételekkel elfogadható, de az átvevő szolgáltató felelőssége ettől még megmarad.
A NAV PEI külön publikációban gyűjtötte össze az ezzel kapcsolatos ellenőrzési tapasztalatokat, illetve a leggyakoribb hibákat.
Átvétel, vagy kiszervezés?
Elsőként érdemes különválasztani két hasonlónak tűnő megoldást.
Kiszervezés esetén a szolgáltató külön szerződés alapján megbíz egy harmadik személyt az ügyfél-átvilágítás elvégzésével. Az átvilágítás ilyenkor a megbízó szolgáltató nevében és az ő belső szabályzata, illetve dokumentumai alapján történik. A kiszervezés rendjét a belső szabályzatban is szerepeltetni kell.
Más szolgáltató átvilágításának elfogadásakor viszont egy másik Pmt. szerinti szolgáltató a saját nevében már elvégezte az átvilágítást, majd annak eredményét átadja az érintett másik szolgáltatónak.
A két eljárás tehát nem ugyanaz, és eltérő dokumentációt igényel.
Az ügyfél átvilágítás átvételének feltételei
- Szóbeli vagy írásbeli megállapodás az átadó és az átvevő felek között. Tartós együttműködés esetén azonban célszerű ezt írásban is rögzíteni.
- Az átvevő szolgáltató írásbeli kérelme az adatok átadására
- Az ügyfél kifejezett, írásbeli hozzájárulása (praktikusan az ügyfélátvilágítási adatlapon érdemes rögzíteni)
- Az adatátadás megfelelő dokumentálása (írásban)
- Az átvevő szolgáltató belső szabályzatában is szerepelnie kell annak, ha más szolgáltató által elvégzett ügyfél-átvilágítás eredményét elfogadja.
Az átvett anyag ellenőrizése
A leggyakoribb hiba ügyfél átvilágítás átvétele esetén, hogy ha az átvilágítást például egy ügyvéd végezte el, akkor azt egy az egyben átveszi a szolgáltató – azt gondolva, hogy az számára is megfelelő.
Ez azonban nem feltétlenül igaz.
Az ügyvéd egy konkrét ügyleti megbízás alapján (tehát eseti megbízás!) keretein járhat el, miközben például a könyvelő, az ingatlanközvetítő üzleti kapcsolatot létesít az ügyféllel (ami az eseti megbízással szemben folyamatos kapcsolatot jelent). Emiatt nem pontosan ugyanazokat az adatokat és nyilatkozatokat kell rögzíteniük.
Ha az átvett dokumentációból hiányzik valamely, az átvevő szolgáltató számára kötelező adat, nyilatkozat vagy intézkedés, azt az átvevő szolgáltatónak kell pótolnia.
Különösen az alábbiakkal kell kiegészíteni az ügyvéd átvilágítását:
- az üzleti kapcsolatra vonatkozó adatok
- az ügyfél kockázati besorolása
- (+az adatok átadásához adott ügyfél-hozzájárulás)
- ügyfél átvilágítás dokumentumai
Az ügyvéd ráadásul több dokumentumot másol le és tárol, mint amit a Pénzmosás elleni törvény a szolgáltatóknak megenged: például a lakcímkártya személyi azonosítót tartalmazó oldalát, vagy az adókártyát.
Ezeket a Pmt. szerinti szolgáltatók nem tárolhatják.
Az ügyfélátvilágítás során bekérendő dokumentumokról és a teendőkről ebben a cikkben írtunk részletesen.
A felelősség az átvevő szolgáltatóé
A másik szolgáltató által elvégzett ügyfél-átvilágítás elfogadása nem jelenti a felelősség átadását.
Ha az átvett anyag hiányos, elavult vagy nem felel meg az adott szolgáltatóra vonatkozó követelményeknek, az ellenőrzés során nem elegendő arra hivatkozni, hogy az adatokat egy másik Pmt. szerinti szolgáltató – például egy ügyvéd – rögzítette.
Minden esetben kizárólag az átvevő szolgáltató felelőssége, hogy a saját ügyfél-átvilágítási dokumentációja teljes és megfelelő legyen.
Ingatlanközvetítők: az időzítésre is figyelni kell
Ingatlanügyleteknél további problémát jelenthet, hogy a vételi ajánlat és az adásvételi szerződés megkötése között akár több hónap is eltelhet.
A vételi ajánlat megtételekor az ajánlattevő már az ingatlanközvetítő ügyfelének minősül, ezért az ügyfél-átvilágítási kötelezettség is ekkor keletkezik.
Nem megfelelő megoldás tehát hónapokkal később, az adásvételi szerződés elkészítésekor átvenni az ügyvéd által elvégzett átvilágítás eredményét, és úgy tekinteni, hogy ezzel a korábbi kötelezettség is teljesült.
Az átvilágításnak mindig a Pmt. által előírt időpontban kell megtörténnie.
