Az előző részben feltöltötted az ügyfeleidet az identiGO-ba. Ezzel a munka első részén már túl vagy: a rendszer automatikusan betöltötte a nyilvánosan elérhető cégadatokat, elvégezte az első ellenőrzéseket, és létrejött egy egységes ügyfélnyilvántartásod. Most jön a rendrakás legkevésbé izgalmas része: a hiányzó adatok és dokumentumok felkutatása.
Igen, ezt a munkát sajnos nem lehet teljesen megúszni. A jó hír viszont az, hogy csak egyszer kell rendesen megcsinálni. Ha most rendet raksz, a későbbi felülvizsgálatok, ellenőrzések és változások kezelése már nagyságrendekkel egyszerűbb lesz.
Mi pedig igyekszünk mindenhol gyorsítani, ahol lehet.
- Az identiGO-ban rendszeren belül egyszerűen másolhatók az ismétlődő adatok,
- Ha ugyanaz a személy több ügyfélnél is szerepel, elég egy helyen módosítani az adatait – a változás automatikusan minden kapcsolódó ügyfélnél megjelenik.
Milyen adatok hiányozhatnak még?
Az ügyfél feltöltése után az identiGO-ban továbbra is hiányoznak:
Egy képviselőnél (aki a tényleges tulajdonosi és kiemelt közszereplői nyilatkozatot teszi):
- születési név és hely;
- állampolgárság;
- személyazonosító okmány adatai.
Minden tényleges tulajdonosnál
- születési név és hely;
- állampolgárság;
- tulajdoni hányad.
Ezek azonban nem feltétlenül hiányoznak, csak még nem szerepelnek az identiGO-ban. Lehet, hogy már évekkel ezelőtt bekérted őket, csak papíron, PDF-ben, vagy egy másik rendszerben tárolod.
Ezért először ne az ügyfeleidet keresd meg.
Először nézd át a meglévő dokumentumaidat
A fent leírt hiányzó adatok az ügyfélátvilágítási dokumentumokban szerepelnek. Mivel ezek a dokumentumok képezik a Pmt. megfelelés alapját, mindenképpen rendelkezésre kell állniuk. Érdemes ezért abból kiindulni, hogy mely dokumentumok vannak már meg, és melyeket kell még beszerezni az ügyféltől.
Egy Pmt. szempontból rendezett ügyfélmappában legalább az alábbi dokumentumoknak kell rendelkezésre állniuk minden ügyfélről:
✅ Szolgáltatási szerződés
✅ Ügyfél-átvilágítási adatlap + Tényleges tulajdonosi nyilatkozat
✅ Kiemelt közszereplői nyilatkozat
✅ A képviselő személyi igazolványa és lakcímkártyájának lakcímes oldala (vagy útlevele)
✅ A képviseleti jogosultságot igazoló cégkivonat (azzal a dátummal, amikor a Pmt. nyilatkozatokat teszi)
A beszerzendő dokumentumokról, az ügyfélátvilágítás teljes folyamatáról és a speciálisabb esetekről ebben a cikkben írtunk részletesen. Elolvasom >>
Most haladj végig ügyfelenként, és nézd meg, hogy ezek közül mi áll már rendelkezésedre.
Ha egy dokumentum megvan és még aktuális, abból egyszerűen pótolhatod a hiányzó adatokat az identiGO-ban.
Pmt. rendrakás checklist
Töltsd le a checklistet, és haladj végig rajta ügyfelenként! A táblázatban egyszerűen jelölheted, mely dokumentumok és adatok vannak már meg, mi hiányzik, és melyik ügyfélnél van még teendőd.
Hiányzó adatok kitöltése az identiGO-ban
1. Ha már rendelkezel a dokumentumokkal
Nyisd meg az ügyfél adatlapját, majd a Személyek fülön egészítsd ki a hiányzó adatokat.
Ha ugyanaz a személy több ügyfélnél is szerepel, mentéskor az identiGO felajánlja, hogy a módosítást minden kapcsolódó ügyfélnél egyszerre átvezeti. Így ugyanazt az adatot csak egyszer kell megadni, mi mindenhol felülírjuk azt.
2. Ha még nincsenek meg a szükséges dokumentumok
Kattints az Ügyfél-átvilágítási adatlap generálása gombra.
A rendszer egy előre kitöltött adatlapot készít, amelyben már szerepel minden olyan adat, amit automatikusan be tudott tölteni. Az ügyfélnek már csak a hiányzó mezőket kell kitöltenie.
Az adatlap négy részből áll:
- Eljáró képviselő – csak a hiányzó személyes adatokat kell megadni.
- Cégadatok – automatikusan kitöltve.
- Tényleges tulajdonosok – a rendszer adatmásolással segíti a kitöltést.
- Üzleti kapcsolat adatai – a korábban rögzített szolgáltatói adatok egy kattintással beemelhetők.
Az elkészült dokumentum PDF vagy Word formátumban, magyar és angol nyelven is letölthető.
Összegzés erre a napra
Kezdd el a rendrakást, ne kérj még be új adatokat, csak ha egyáltalán nincs meg semmi. Nézd át a meglevőket, és amit tudsz, rögzítsd az identiGO-ban.
Először ügyfelenként döntsd el:
Mely dokumentumok állnak már rendelkezésedre?- Ezekből milyen adatokat tudsz azonnal rögzíteni az identiGO-ban?
- Mely ügyfeleknél maradnak valóban hiányzó vagy elavult adatok?
A következő részben már csak ezekkel a valódi hiányokkal foglalkozunk, és megmutatjuk, hogyan érdemes azokat a lehető legkevesebb utánajárással beszerezni.
